Når vi leder på distanse, gjør digitale verktøy samarbeidet med kollegaer og kunder både morsommere og mer verdiøkende. Vi har laget en oversikt over hvilke verktøy som fungerer best for å sikre daglig drift, og ikke minst – hvilke verktøy som sikrer gjennomføringen av de mer krevende prosessene.

Det siste året har vi lært mye om å lede på distanse, og i en jungel av digitale verktøy har flere av oss fått noen favoritter. For å hjelpe deg med å lykkes har vi testet – og funnet – de beste verktøyene for å sikre daglig drift så vel som de mer krevende prosessene. Mange selskaper lar dessverre strategi og innovasjon stå på vent.

Raskere vei til målene og beslutningene

– Gode digitale verktøy hjelper oss med å komme raskere til målene – og beslutningene. Vi har jobbet med flere kunder som har prioritert – og lyktes – med å gjennomføre også de mer krevende prosessene på tross av pandemien. Det finnes digitale verktøy som også gjør det mulig å drive fram gode og kreative prosesser, sier Haakon Utby, Results Manager i Bene Agere.

Avstandsledelse handler om mer enn å lede digitale møter. Det handler også om å legge til rette for at kolleger har gode digitale verktøy for planlegging, oppgavestyring og dokumentdeling i den daglige driften, men også at det finnes verktøy der man kan løfte blikket, ha idemyldring og workshops.

Det siste året har Utby og kollegene hans i Bene Agere, eksperimentert med digitale verktøy for å hjelpe kunder med vidt ulike behov.

– Å kunne bruke digitale verktøy godt, vil være et varig konkurransefortrinn også etter pandemien. Du sparer både tid, penger, møter og miljø, sier Utby.

Her er hans favoritt-verktøy for å lykkes i digital arbeidshverdag

Verktøy for kommunikasjon

Det finnes mange verktøy for kommunikasjon, men det er naturlig å trekke frem Teams; både fordi mange har dette installert på maskinen sin allerede og fordi verktøyet stadig blir bedre. Teams har integrasjon både mot Microsoft-produkter og andre programmer, det er lett å invitere folk og det er sjelden oppkoblingsproblemer. Teams har både chat, lyd og video samt en rekke funksjonaliteter som planleggingsassistanse, notattaking, deling av skrivebord, opplasting av filer og chatmeldinger i samme program. Konkurrenten Zoom hadde bedre funksjonaliteter i begynnelsen av pandemien, det var for eksempel enklere å invitere inn både interne og eksterne, men Teams spiser stadig innpå.

Uavhengig av hvilket verktøy dere bruker, er det viktig at alle ansatte får opplæring i bruken, og opplever å mestre de viktigste funksjonene.

Verktøy for planlegning og oppgavestyring

Her må jeg tilbake til Teams. Dette verktøyet er lett tilgjengelig for de fleste, og det ligger mange funksjonaliteter i verktøyet, som for eksempel Planner. Planner ligner litt på verktøy som Asana og Trello, og tilbyr en veldig oversiktlig og visuell måte å drive oppgavestyring på. I Planner kan du opprette tavler med oppgavekort med filer, sjekklister, etiketter og mer.

Når alle bruker verktøyene på samme måte, blir det selvsagt mest vellykket. Derfor er det veldig viktig at alle har samme regler for fargekoder, tagging osv. Syretesten på hvor godt et verktøy for planlegging og oppgavestyring fungerer, er hvor mange forfalte oppgaver hver enkelt har.

Verktøy for dokumentdeling og samarbeid

Her vil jeg trekke fram Dropbox og Drive. Drive er integrert mot Google, det er enkelt å bruke og verktøyet finnes også i en stor gratisversjon. Drive har et enkelt organiserbart mappesystem, og alle deltakere kan aktivt gå inn å jobbe i dokumenter i sanntid. Utfordringen med Drive er at det kan være vanskelig å skille mellom jobb og privat-konto.

Dropbox er ofte integrert i de løsningene man har allerede, og her finnes det også en gratisversjon. Enkel synkronisering og fil-deling er et pluss, men også her kan blanding av privat konto og jobbkonto være en utfordring.

Uansett hvilket verktøy man velger, så krever det at man lagrer, koder og navngir dokumenter på samme måte for å få det til å flyte godt.

Husk: Når du lagrer dokumenter, må du huske på viktigheten av datasikkerhet, samt ha en bevissthet rundt hvor du lagrer dokumenter. Dette gjelder naturligvis for alle verktøy.

Verktøy for samarbeid, workshops, evaluering og idemyldring

Det finnes flere ulike verktøy her, men vi har veldig god erfaring med Mural. Mural er et verktøy der mange kan samarbeide på en virtuell flate i sanntid, og oppnå den samme effekten som om man var sammen fysisk. Mural er en arbeidsflate for visuelt samarbeid for å engasjere alle i en arbeidsgruppe. Verktøyet brukes til brainstorming, kreative prosesser, strategi- og planlegging, møtegjennomføring, workshops og til en viss grad også analysearbeid.

I Mural inviteres alle deltakere til aktivt å være med i prosessene, noe som skaper engasjement og eierskap til arbeidet som blir gjort. Alle får satt sitt «fingeravtrykk» på arbeidet og man finner i fellesskap frem til de beste løsningene. Erfaringene våre er at vi må legge inn hyppigere pauser når vi samarbeider, idemyldrer eller har workshops digitalt. Øvelsene er ofte mentalt krevende når vi er fysisk sammen, men enda mer krevende når vi jobber digitalt. Vi legger derfor alltid inn et «akademisk kvarter», og vi anbefaler alle å ta 15 minutter pause fra skjermen hver time når vi jobber i Mural og lignende verktøy.

Mural har lav brukerterskel og fungerer teknisk godt, og sikrer også effektiv dokumentasjon av møtet. Innhold er naturligvis viktig, men det er også formen, og i Mural kan du gjøre det visuelt pent, pyntelig og strukturert.

Dette verktøyet krever imidlertid veldig gode forberedelser fra møteleder. Det fikk vi erfare da vi gjorde en designsprint med en kunde i energibransjen som skulle lansere en tjeneste ut mot B2B-markedet. Kunden hadde valget mellom å utsette designsprinten da pandemien traff, eller å ta utfordringen og gjøre alt digitalt. De valgte det siste.

Jeg og mine kolleger i Bene Agere rigget oss til en fulldigital, fem dager lang designsprint med teamet. Dette krevde detaljplanlegging av hver arbeidsøkt, og mye av det praktiske måtte testes i forkant. Resultatet var bra. Kunden fikk utforsket problemstillinger, testet prototyper – og de lærte masse om tjenesten de skulle lansere. De fikk også en ny verktøykasse for produkt- og tjenesteutvikling, og de bruker Mural aktivt i dag, forteller Utby.

Bene Ageres visjon er at vi sammen med våre kunder skal mestre fremtiden gjennom å forløse energi og bygge endringskondisjon hos ledere og medarbeidere slik at strategier gjennomføres, transformasjoner blir vellykket og potensialene realiseres. Dette har vi hjulpet flere kunder med under pandemien.